Kebijakan Tingkat Unit Kerja sebagai Payung Hukum Aktor Penanganan Teknis Cakupan Sistem Elektronik
164
Volatility, Uncertainty, Complexity, dan Ambiguity (VUCA) atau Volatilitas, Ketidakpastian, Kompleksitas, dan Ambiguitas merupakan tantangan tersendiri yang lumrah dihadapi stakeholder yang terkait dengan Teknologi Informasi.
Ikhtisar
I. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
1.2 Tujuan
1.3 Rumusan Masalah
1.4 Ruang Lingkup
II. Bahasan
2.1 People
2.1.1 Tingkatan Perangkat Pemerintah
2.1.2 Pembuat Rancangan Putusan
2.1.3 Asistensi, Konsultasi, Koordinasi
2.1.4 Pengesahan Putusan
2.1.5 Rilis Putusan
2.1.6 Publikasi Putusan
2.2 Process
2.2.1 Proses Bisnis Unit Kerja
2.2.2 Digitalisasi Proses Bisnis
2.2.3 Interpretasi Probis ke dalam Putusan
2.3 Technology
2.3.1 Hosts, Networking & Apps
2.3.2 Komputer dan Printer serta Kertas
2.3.3 Media Rilis dan Publikasi Produk Hukum
2.4 Tantangan
2.4.1 Sumber Daya Manusia
2.4.2 Waktu
2.4.3 Teknologi
III. Penutup
I. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Volatility, Uncertainty, Complexity, dan Ambiguity (VUCA) atau Volatilitas, Ketidakpastian, Kompleksitas, dan Ambiguitas merupakan tantangan tersendiri yang lumrah dihadapi stakeholder yang terkait dengan Teknologi Informasi.
Tak jarang hanya dengan sedikit saja insiden atau anomali yang terjadi, apabila diiringi oleh VUCA, maka dampak negatifnya dapat menjadi panjang dan atau besar.
Ketidakjelasan dapat menyebabkan birokrasi yang macet, conflict of interest yang berkesinambungan, baik secara umum, atau khususnya pada cakupan Teknologi Informasi.
Kebijakan lebih menjamin kejelasan, baik kejelasan regulasi, kejelasan penanggungjawab dan pertanggungjawaban, hingga kepada uraian-uraian yang lebih detail yang menjawab kebutuhan dan atau merupakan jawaban atas inti dari suatu permasalahan.
Dengan kejelasan, maka potensi maupun dampak negatif dari ketidakjelasan dapat ditekan atau diminimalisir. Karena ketidakjelasan telah diisi dengan kejelasan.
Ekspektasi dari kebijakan yang memadai yakni payung hukum terhadap VUCA, baik secara umum atau khususnya payung hukum bagi stakeholder pada suatu Instansi dalam penanganan sistem elektronik terhadap dampak negatif yang ditimbulkan atau diperparah oleh VUCA.
1.2 Tujuan
-
stakeholder pada cakupan urusan pemerintahan tertentu terkait sistem elektronik memiliki dasar hukum atau mengetahui bagaimana cara membuat produk hukum yang sesuai dengan kebutuhan atau permasalahan terkait sistem elektronik.
-
stakeholder pada cakupan urusan pemerintahan tertentu terkait sistem elektronik mengetahui cara membagikan produk hukum terkait sistem elektronik ke ranah publik.
1.3 Rumusan masalah
-
bagaimana stakeholder pada cakupan urusan pemerintahan tertentu terkait sistem elektronik dapat memiliki dasar hukum atau mengetahui bagaimana cara membuat produk hukum yang sesuai dengan kebutuhan atau permasalahan terkait sistem elektronik?
-
bagaiamana stakeholder pada cakupan urusan pemerintahan tertentu terkait sistem elektronik mengetahui cara membagikan produk hukum terkait sistem elektronik ke ranah publik?
1.4 Ruang Lingkup
Adapun ruang lingkup dari bahasan yakni terkait inventaris dan pembuatan putusan tingkat Instansi dengan muatan pada cakupan kata kunci 'People', 'Process' dan 'Technology' berkenaan sistem elektronik.
II. Bahasan
2.1 People
Pada tingkat apa keputusan itu dibuat? Siapa yang membuat draft keputusan? Pada siapa dilakukan konsultasi? Siapa yang mengesahkan putusan? Siapa yang melakukan rilis keputusan? Siapa yang mempublikasikan keputusan? Hal tersebut merupakan pertanyaan kunci untuk bahasan berkenaan dengan SDM.
2.1.1 Tingkatan Perangkat Pemerintah
Secara umum, pemerintah terbagi menjadi Pemerintah Pusat, Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten / Kota. Pada tingkat Kabupaten / Kota terdapat perangkat daerah. Setiap perangkat daerah memiliki pimpinan. Setiap pimpinan memiliki wewenang untuk membuat produk hukum. Di antara banyaknya produk hukum, produk hukum yang paling fundamental berkenaan RACI yakni Surat Keputusan. Apabila telah jelas siapa bertanggungjawab terkait hal apa, apa uraian tugasnya, apa saja role atau peran yang terkait, maka prosedur dan atau standar pelayanan akan lebih mudah jalannya, karena telah memiliki pijakan dalam bentuk dasar hukum berkenaan entitas-entitas pelaksananya. Maka perlu untuk mendefinisikan apakah cakupan TUSI ada pada tingkat Unit Kerja atau Daerah agar lebih mudah untuk menentukan siapa yang membuat putusan, apakah Kepala Unit Kerja atau Kepala Daerah.
2.1.2 Pembuat Rancangan Putusan
Pada Unit Kerja, lumrahnya penanganan hal-hal yang berkenaan dengan tata naskah terpusat pada Bagian Umum dan Kepegawaian di bawah naungan kesekretariatan Unit Kerja. Maka secara normatif, penanganan kebijakan dan prosedur ditangani oleh Bagian Umum dan Kepegawaian. Namun bicara tentang realita, Antrian program kerja Umum dan Kepegawaian dan traffic urusan di luar rencana kerja cukup tinggi, hal tersebut dapat disebabkan karena Bagian Umum dan Kepegawaian merupakan poros utama dari birokrasi dari suatu Unit Kerja, baik dalam urusan internal ke eksternal, eksternal ke internal, maupun internal ke internal Unit Kerja itu sendiri. Maka pada kondisi demikian, penanganan rancangan kebijakan dengan sendirinya akan terlimpahkan kepada SDM internal manapun yang memiliki waktu untuk menangani hal tersebut serta memiliki kapasitas yang cukup untuk menanganinya.
2.1.3 Asistensi, Konsultasi, Koordinasi
Bagian tanda tangan pada Surat Keputusan tingkat Unit Kerja bersanding dengan tabel sederhana yang memuat informasi verifikator. Lumrahnya verifikator merupakan atasan langsung atau Kepala Bidang yang memiliki TUSI terkait produk hukum, dan Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian. Maka konsultasi minimal dilakukan kepada dua pejabat di atas. Konsultasi di luar dari dua pejabat sebagaimana dimaksud dapat dilakukan setelah mendapat arahan untuk konsultasi ke pihak yang terkait semisal Bagian Hukum apabila dianjurkan, dan atau pejabat-pejabat serta pihak-pihak dengan kapasitas tertentu yang terkait dengannya.
2.1.4 Pengesahan Putusan
Putusan menjadi sah setelah mendapat verifikasi dari verifikator dan telah ditandatangani oleh pimpinan Unit Kerja atau wakil (Sekretaris), serta telah mendapatkan nomor surat. Legalisir (stempel) diperlukan apabila ada permintaan legal pada salinan surat asli. Namun terkadang ada juga sebagian Unit Kerja membubuhi stempel pada surat asli.
2.1.5 Rilis Putusan
Secara normatif, surat resmi tingkat Unit Kerja dirilis oleh Bagian Umum dan Kepegawaian. Dalam kondisi tertentu semisal kebutuhan administrasi dan birokrasi yang cepat dan atau traffic yang tinggi terkadang surat resmi (surat keluar) dirilis pada tingkat Bidang dengan menggunakan standar tata naskah yang telah diteruskan oleh Bagian Umum dan Kepegawaian. Namun hal tersebut tidak mengubah bidang di luar kesekretariatan dapat melakukan rilis kebijakan.
2.1.6 Publikasi Putusan
Secara normatif, pengelolaan informasi dan dokumentasi dilakukan oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID), namun PPID tingkat Unit Kerja yang telah memiliki SK, biasanya telah menangani sistem informasi PPID sendiri, sementara sistem elektronik khusus untuk produk hukum sendiri berbeda, yakni Jaringan Dokumentasi Informasi Hukum (JDIH). Maka relevansi publikasi rilis putusan tingkat Unit Kerja yakni aktor pada bagian dengan TUSI terkait rilis produk hukum pada suatu Unit Kerja (Umum dan Kepegawaian) yang mengoperasikan JDIH tingkat Unit Kerja. Kondisi ideal tersebut relevan bagi Unit Kerja dengan sumber daya TIK yang memadai untuk kebutuhan development & operations (DevOps). Apabila kapasitas sumber daya TIK kurang begitu mendukung, maka improvisasi yang diperlukan akan membawa SDM terkait untuk beradaptasi terhadap kesinambungan penyediaan data agar dapat tersedia dan diakses setiap saat sesuai dengan kapasitas dan kondisi Unit Kerja masing-masing.
2.2 Process
Apa proses bisnis instansi? Bagaimana kesesuaiannya dengan proses bisnis yang telah didigitalisasikan ke sistem elektronik? Bagaimana menginterpretasikannya ke dalam putusan? Hal tersebut merupakan pertanyaan kunci untuk bahasan berkenaan dengan proses dengan kaitannya terhadap putusan.
2.2.1 Proses Bisnis Unit Kerja
Unit Kerja memiliki tugas dan fungsinya masing-masing dalam urusan pemerintahan. Itulah sebab, walaupun banyak upaya pemangkasan kuantitas aplikasi khusus, tetap saja banyak sekali kebutuhan akan ketersediaan aplikasi, sebab proses bisnisnya berbeda-beda. Jika proses bisnisnya sama maka jelas tidak perlu dibuat Unit Kerja yang berbeda. Jika proses bisnisnya sama namun Unit Kerjanya berbeda, kemungkinan besar itu adalah urusan kesekretarian semisal program dan keuangan, umum atau tata usaha dan kepegawaian. Maka proses bisnis yang sama dapat digeneralisir dari sisi penyediaan aplikasi yakni dalam wujud aplikasi umum. Namun urusan pemerintahan tidak hanya kesekretariatan saja, masih ada bidang-bidang urusan pemerintahan yang berbeda-beda sesuai dengan Unit Kerjanya masing-masing. Itulah sebab mengapa domain urusan pemerintahan berbasis elektronik dibagi menjadi tiga besar, yakni domain Instansi, domain Layanan dan domain Kegiatan.
Pada sistem informasi domain instansi akan ditemukan informasi berkenaan profil instansi dan hal-hal yang bernilai positif dari sisi auditor pemerintahan. Pada mutu tata kelola tingkat lanjut sistem elektronik pada domain instansi, akan terintegrasi domain-domain layanan dari proses bisnis masing-masing bidangnya yang tersaji pada sitemap atau menu-menu dan sub menu domain instansi.
Begitulah gambaran ringkas terkait bagaimana domain instansi dan domain layanan berpadu padan. Sedangkan domain kegiatan, merupakan domain yang jarang digunakan sebagai layanan rutin pemerintahan, namun domain kegiatan lebih tepat untuk hal-hal semisal event, kejadian luar biasa, SATGAS, penanganan tertentu, dan yang semisal.
2.2.2 Digitalisasi Proses Bisnis
Berawal dari kertas, masyarakat dari berbagai penjuru mengeluarkan biaya untuk transportasi dengan segenap emisi karbonnya dan atau penginapan untuk mengurus suatu proses birokrasi pada suatu Unit Kerja. Pengurusan offline yang menguras waktu, ketiadaan layanan di luar hari dan jam kerja, membuat segalanya lebih berat bagi masyarakat yang tidak memiliki banyak waktu kepengurusan birokrasi pada hari dan jam kerja. Ada peluang untuk sebuah kemudahan dan ketersediaan akses layanan setiap saat, yakni sistem elektronik yang dapat diakses melalui internet, maka hal tersebut merupakan hal yang akan diupayakan oleh semua pihak yang mengerti nilai dari suatu kemudahan dan kenyamanan serta efisiensi. Proses bisnis yang semula di atas kertas mulai bergeser menjadi berbasis elektronik. Maka proses bisnis berbasis elektronik akan lebih bernilai apabila mampu mengganti sepenuhnya proses bisnis offline dari yang semula mensyaratkan kehadiran fisik masyarakat pada hari dan jam kerja, menjadi setiap waktu (24 / 7) dari manapun, kapanpun.
2.2.3 Interpretasi Probis ke dalam Putusan
Terlebih dahulu cari dokumen putusan dengan peruntukan yang sesuai yang telah rilis untuk diamati, ditelaah dan dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan. Jika tidak ada pada Unit Kerja masing-masing, maka dapat mencari pada Unit Kerja atau daerah lain. Jika dokumen tidak tersedia, dapat meminta dokumen template surat keputusan pimpinan Unit Kerja pada Unit Kerja masing-masing, sehingga walaupun muatan tidak sesuai dengan maksud dan tujuan, sekurang-kurangnya telah tersedia dokumen dengan tata naskah yang sesuai. Mengapa tidak membuat saja semuanya dari awal? Hal tersebut berkenaan dengan pemangkasan durasi penanganan semisal waktu untuk mengkonsep dan penyuntingan, waktu untuk asistensi / konsultasi. Bergaining position aktor penanganan putusan menjadi sedikit lebih maju dari posisi nol.
Setelah mendapatkan dokumen untuk memulai, maka pada bagian awal putusan, definisikan nama dan deskripsi atau pengertian dari entitas-entitas yang terkait dalam suatu proses bisnis berbasis elektronik, akan lebih mudah jika pembuat konsep putusan merupakan konsultan TI atau akademisi dalam cakupan ilmu komputer, karena entitas-entitas yang akan dideskripsikan tersebut merupakan nama peran dari aktor-aktor pada Use Case atau diagram lainnya. Entitas-entitas tersebut juga dapat merupakan nama pengguna sistem elektronik yang telah jadi dan beroperasi. Masih pada bagian awal putusan, deskripsikan pula istilah-istilah yang akan digunakan pada poin-poin putusan berikutnya, beserta akronimnya jika ada.
Muat poin-poin selanjutnya dengan ketentuan-ketentuan yang diperlukan untuk berjalannya suatu kesinambungan sistem serta memuat ketentuan yang menerangkan ketersediaan hal-hal yang dapat dilakukan atau alternatif yang dapat dipilih untuk memitigasi risiko-risiko dan permasalahan siber yang mungkin dan atau telah terjadi.
Selanjutnya dapat melakukan asistensi kepada para verifikator yang akan melakukan paraf. Untuk verifikasi konten dapat kepada atasan langsung, untuk verifikasi tata naskah dinas dan EYD dapat kepada bagian ketatausahaan.
2.3. Technology
Apa teknologi yang diperlukan berkenaan digitalisasi proses bisnis? Apa teknologi yang diperlukan terkait penyusunan keputusan? Apa teknologi yang diperlukan untuk rilis dan publikasi putusan? Hal tersebut merupakan pertanyaan kunci terkait teknologi dalam kaitannya dengan putusan.
2.3.1 Hosts, Networking & Apps
Definisikan kebutuhan digitalisasi proses bisnis Unit Kerja anda.
Host dapat semisal server host (cloud services) sebagai media operasi aplikasi berbasis internet untuk menyediakan layanan publik dan layanan administrasi pemerintahan. Host juga dapat semisal client host untuk pengguna mengakses layanan semisal komputer, smartphone, dan yang semisal.
Networking atau jaringan komputer merupakan media transaksi data antar hosts. Semisal dari cloud services ke client host, client host ke cloud services, client host ke client host, cloud services ke cloud services. Networking dapat berbentuk kabel atau berupa nirkabel. Contoh kabel adalah fiber optik, UTP. Contoh nirkabel yakni wireless modem / access point. Contoh hybrid yakni anda mengakses internet menggunakan kabel yang terhubung ke smartphone yang anda gunakan sebagai modem untuk menangkap sinyal secara wireless (paket data seluler) dari Internet Service Provider (ISP).
Aplikasi merupakan perangkat lunak. Baik menggunakan media client host, cloud services maupun networking.
Bilamana perlu, maka hal-hal sebagaimana dimaksud di atas maupun teknologi lainnya yang diperlukan dapat dicantumkan pada putusan, lampiran putusan atau produk hukum turunannya, menyesuaikan kebutuhan.
2.3.2 Komputer dan Printer serta Kertas
Untuk menyusun produk hukum berbasis elektronik teknologi yang anda perlukan yakni komputer. Bilamana bentuk komputernya adalah tablet, maka asistensi hanya perlu mencoret atau menandai pada tablet. Apabila komputer yang digunakan adalah Desktop PC atau laptop, maka sebagian verifikator memerlukan fisik dari dokumen, sehingga diperlukan printer dan kertas agar konsep dapat di-print untuk kemudian diberikan kepada dan ditelaah oleh verifikator.
2.3.3 Media Rilis dan Publikasi Produk Hukum
Cara efektif dan efisien yakni menggunakan platform bagi pakai produk hukum, semisal JDIH, repositori peraturan. Sosialisasi dapat melalui media sosial atau aplikasi chat. Bilamana sosialisasi menggunakan kegiatan berbasis anggaran pemerintah, maka yang digunakan adalah rencana kerja anggaran.
2.4 Tantangan
Dibalik sejumlah manfaat atas ketersediaan kebijakan yang diperlukan, ada sejumlah tantangan dalam realisasi pembuatan produk hukum tingkat Unit Kerja, yakni sekurang-kuranngnya sebagai berikut.
2.4.1 Sumber Daya Manusia
Bukan hanya permasalahan kurangnya kuantitas SDM internal pemerintahan, namun diperlukan juga inisiatif dan kemauan yang cukup kuat untuk memulai segalanya. Karena dalam domain kebijakan di cakupan TI, tidak ada awal yang mudah, diperlukan kompetensi pengoperasian komputer, pengoperasian program paket untuk pengetikan, belajar hal baru, kemampuan analisis, pemahaman terkait proses bisnis, manajemen TI dan pemahaman karakteristik dan perilaku SDM serta pola pikir yang terstruktur. Tentu ini tidak mudah untuk dikuasai sekaligus pada awal waktu, namun berbeda halnya jika ada konsistensi dalam berproses. Apabila proses-proses yang diperlukan dilalui, maka sedikit demi sedikit ada ketuntasan secara parsial hingga akhirnya selesai.
2.4.2 Waktu
Ketika tuntutan terkait urusan pemerintahan berorientasi hasil, maka sebenarnya tidak ada tempat untuk membangun pondasi kebijakan tingkat Unit Kerja. Karena demand-nya ada pada hasil, bukan pada proses. Ditambah lagi tidak adanya penetapan bagian hukum pada tingkat Unit Kerja dengan alokasi SDM yang dispesialisasikan khusus untuk menangani kebijakan dan prosedur. Maka jangankan alokasi waktu untuk DevOps JDIH tingkat Unit Kerja, waktu untuk mewacanakan kebijakan saja bisa jadi tidak ada. Karena alokasi waktu sumber daya yang tersedia yakni untuk penanganan hal-hal lain yang lebih terencana, lebih cepat mendapatkan hasil atau lebih demanding / urgent.
2.4.3 Teknologi
Seiring berjalannya waktu, teknologi semakin kompleks, sudah tidak lagi terbatas pada spreadsheet, melainkan cloud services. Imbas dari teknologi yang kompleks adalah kebutuhan SDM dengan kapasitas dan alokasi waktu yang dispesialisasikan untuk DevOps. Ditambah lagi dengan ketidakpastian atas risiko-risiko operasi siber yang memang telah terjadi pada layanan pemerintahan, membuat orang-orang yang berpengalaman tidak menggantungkan harapan tertingginya pada super apps yang apabila operasinya terganggu maka segala proses yang terkait juga ikut terhambat, harapan itu justru akan menuju pada SiLo data dengan cakupan kompleksitas sistem yang kecil, dengan konsumsi sumber daya yang tidak besar namun dapat beroperasi dengan stabil dengan tingkat ketersediaan yang tinggi, namun dapat menyediakan layanan interoperabilitas apabila diperlukan. Atas hal tersebut, maka kebutuhan SDM TI dengan kualifikasi tertentu akan semakin tinggi.
III. Penutup
3.1 Kesimpulan
-
stakeholder pada cakupan urusan pemerintahan tertentu terkait sistem elektronik dapat memiliki dasar hukum dengan mencantumkan nomenklatur berkenaan dasar hukum walaupun tidak memilikinya secara fisik atau tidak mengkoleksinya.
-
cara membuat produk hukum yang sesuai dengan kebutuhan atau permasalahan terkait sistem elektronik yakni dengan mengidentifikasi cakupan TUSI sistem elektronik, memahami proses bisnis TUSI, menginterpretasikannya ke dalam putusan dengan memperhatikan aspek SDM, proses dan teknolginya. Pendefinisian dan penambahan muatan diktum lebih mudah jika aplikasinya telah tersedia dan berjalan lengkap dengan daftar role yang diimplementasikan untuk dijalankan.
-
secara normatif, cara membagikan produk hukum terkait sistem elektronik ke ranah publik yakni dengan portal produk hukum yakni JDIH. Ketika kapasitas sumber daya TIK kurang mendukung, maka mitigasinya sebagaimana mitigasi aplikasi umum yang sedang berhalangan untuk pemanfaatannya, yakni memanfaatkan layanan transisi atau aplikasi khusus atau aplikasi suplemen atau SiLo data baik pada domain instansi, domain layanan maupun domain kegiatan yang di-develop pada cakupan kewenangan masing-masing yang tidak hanya diletakkan pada pusat data pemerintah dan jaringan intra pemerintah namun juga ditempatkan pada sarana alternatif / sekunder sehingga tidak terdampak operasinya saat pusat data pemerintah atau jaringan intra pemerintah sedang berhalangan menyediakan layanan. Dalam keadaan belum mampu menyediakan layanan pada cakupan TUSI masing-masing, maka pemanfaatan cloud storage dapat menjadi opsi, namun implikasinya yakni cloud storage tidak memiliki fleksibilitas pengaturan role, arsitektur database, antar muka dan ekspansi kompleksitas lebih dari aplikasi yang dikembangkan sendiri baik secara native programming, maupun menggunakan framework.
Unduhan