Blog

Manajemen File dan Direktori untuk Kinerja Pegawai

Bagi pegawai yang mengerti arti dan merasa mengemban amanah, laporan kehadiran, laporan kinerja, Anjab ABK, Bukti Dukung Rencana Hasil Kerja atas Sasaran Kinerja Pegawai, merupakan hal yang secara normatif bersinggungan dengan pegawai, baik setiap hari, setiap triwulan maupun setiap tahun. Tak jarang begitu tiba masa penyetoran data, sejumlah pegawai bermasalah. Pangkal masalah tersebut berputar-putar pada pengorganisiran file dan direktori (folder) saja. Pada artikel ini dipaparkan hal-hal yang mengarah kepada penyelesaian atas permasalahan strategis manajemen file dan direktori untuk kinerja pegawai.

 

---

Apakah ada di antara anda yang pernah menjumpai permasalahan berikut?

• dokumentasi tidak relevan anjab abk;   
• dokumentasi tidak masuk SKP;
• dokumentasi yang sulit dicari;
• file titipan yang memenuhi media penyimpanan dan tidak pernah dihapus;
• desktop yang berhamburan;
• dsb.

Masalah-masalah tersebut berpotensi akan lumrah sekali dijumpai jika sudah tiba masanya pengumpulan data-data berkenaan kepegawaian.

Mengapa hal tersebut terjadi? Apa pencegahan potensi negatif hal tersebut? Apa penanggulangan atas hal-hal tersebut? Berikut paparannya.

 

Mengapa hal tersebut terjadi?

Dokumentasi yang tidak relevan Anjab ABK sekurang-kurangnya dapat disebabkan hal berikut.

• pada matriks pembagian peran dan hasil, atasan langsung tidak memberikan tugas yang relevan dengan Anjab ABK;
• pada penyusunan SKP, Rencana Hasil Kerja tidak didasari dengan Uraian Tugas / Anjab ABK;
• pada dialog SKP individu dengan atasan langsung tidak ada fungsi verifikasi untuk memastikan RHK didasari dengan Uraian Tugas / ABK;
• SKP disetujui atasan langsung dalam kondisi tidak terdapat kata kunci pada tiap-tiap RHK SKP individu yang mengacu kepada Uraian Tugas / Anjab ABK.

Dokumentasi yang tidak masuk SKP sekurang-kurangnya dapat disebabkan hal berikut.

• dokumentasi yang tidak relevan Anjab ABK;
• memang secara faktual, tidak semua hal yang diperlukan atau diminta ada pada daftar Uraian Tugas / Anjab ABK dalam keadaan SDM banyak namun talenta yang memiliki kompetensi terbatas jumlah atau ketersediaannya, sehingga pekerjaan dikerjakan talenta namun tidak ada pada Anjab ABK-nya;
• dokumentasi ada namun karena tidak terorganisir maka tidak terdeteksi dan tidak masuk ke dalam direktori bukti dukung SKP;
• banyak pekerjaan kecil namun memerlukan waktu pendokumentasian yang lama, sehingga pekerjaan yang masuk ke dalam cakupan SKP hanya lewat begitu saja, tidak terdokumentasikan, daripada mengorbankan waktu yang lebih banyak.

Dokumentasi yang sulit dicari sekurang-kurangnya dapat disebabkan hal berikut.

• RHK SKP tidak didasari dengan Anjab ABK;
• sudah habis satu bulan di awal tahun namun tidak ada SKP Organisasi dan Individu yang disetujui;
• ketiadaan SKP menjadikan tidak ada struktur file dan direktori untuk menempatkan bukti dukung atau dalam kata lain tidak ada dasar untuk bekerja dan tidak ada tempat (struktur direktori berdasarkan Anjab ABK terpilih) untuk menaruh hasil kerja;
• direktori item kinerja tidak diawali dengan format tahun-bulan-tanggal;
• nama direktori atau file tidak diganti dari nama template semula atau nama lama;
• file dan direktori tidak dihimpun pada waktunya dan atau pada konteksnya. Dibiarkan tersebar;
• file dan direktori tidak dinamai dengan kata kunci yang relevan dengan judul dan atau muatan dokumen.

File titipan yang memenuhi media penyimpanan dan tidak pernah dihapus sekurang-kurangnya dapat disebabkan hal berikut

• komputer dinas pegawai tidak ada, sehingga menggunakan komputer orang lain;
• komputer dinas pegawai ada namun usia atau kondisinya sudah bukan usia atau kondisi layak pakai, sehingga menggunakan komputer orang lain;
• komputer dinas ada, berfungsi, namun administrator tidak mengerti cara melakukan perawatan sehingga komputer kurang nyaman untuk digunakan dan memotivasi untuk menggunakan komputer orang lain;
• sarana pra sarana lebih mendukung kinerja pegawai pada meja orang lain sehingga memotivasi untuk meletakkan file pada perangkat kerja dinas orang lain  dan bekerja di sana;
• tidak memiliki flashdisk yang dapat digunakan untuk menaruh file sendiri;
• budaya digital yang tidak mengacu kepada kondisi: biasa untuk mengorganisir;
• kompetensi yang bermasalah hingga pada tingkatan di mana proses baru bisa berjalan jika dan hanya jika tugas pegawai yang bersangkutan dikerjakan orang lain dan pada perangkat orang lain.

Laman desktop yang berhamburan sekurang-kurangnya dapat disebabkan hal-hal berikut

• file titipan;
• file tidak ditempatkan pada struktur file dan direktori bukti dukung SKP;
• file sementara yang dibiarkan begitu saja;
• budaya digital yang tidak terorganisir;
• tugas sementara yang menumpuk banyak;
• memang diletakkan tidak pada barisannya agar menyita perhatian dan dapat segera ingat untuk dapat dibuka kembali.

 

Pencegahan Dampak Negatif

Dari pola-pola yang berulang pada keterangan di atas, maka seharusnya sebagian besar permasalahan dapat dicegah dengan,

• seleksi jabatan struktural hanya jika mencapai kualifikasi kompetensi tertentu dalam konteks pengoperasian komputer, aplikasi internet, program paket office, Anjab ABK organisasi dan bawahan, kinerja, SKP, matriks pembagian peran dan hasil, pendistribusian beban kerja bidang / bagian / sub bagian yang adil kepada bawahan;
• pejabat struktural yang memiliki kualifikasi sebagaimana dimaksud di atas, membuat SKP organisasi yang mengakomodir: SOTK / TUSI, RENJA, PK, Anjab ABK Struktural dan bawahan, dan dapat ditautkan dari SKP individu selambat-lambatnya saat pertengahan bulan pertama awal tahun;
• bimbingan dan pembinaan SKP individu oleh pejabat struktural kepada bawahan langsung melalui koordinasi internal, bahwa diperlukan pendistribusian beban kerja yang merata yang mana minimal berorientasi kepada perjanjian kinerja dan Anjab ABK / Uraian Tugas;
• dialog dan audit SKP individu oleh atasan langsung, apakah RHK SKP Individu sudah didistribusikan dari PK dan menopang bukti dukung PK, apakah kata kunci RHK SKP Individu didasari Anjab ABK, jika ya, maka persetujuan, jika tidak maka perlu penelaahan ulang. Proses ini sederhana jika atasan langsung mengerti SOTK, RENJA, PK, Anjab ABK struktural dan bawahan, lalu atasan langsung membuat rekomendasi RHK untuk masing-masing SKP Individu secara berjenjang dari atas lalu kemudian memberikannya kepada masing-masing individu untuk selanjutnya ditambahkan atau disempurkankan oleh individu kemudian dilakukan dialog untuk audit uraian RHK dan verifikasi SKP lalu persetujuan;
• SKP Individu yang telah disetujui, berjenjang dari SOTK dan PK yang sejalan dengan Anjab ABK, merupakan modal utama untuk membuat struktur direktori kinerja;
• ketersediaan struktur direktori yang relevan SKP Individu sebagaimana dimaksud di atas merupakan wadah yang mengkondisikan pegawai agar menghasilkan dokumen yang ada wadahnya saja. Jika tidak ada wadahnya, maka ditempatkan pada satu direktori yang namanya mengacu kepada makna: kegiatan pendukung lainnya;
• penempatan direktori item kinerja pada Anjab ABK / Uraian Tugasnya, dengan penamaan yang baik dengan diawali keterangan waktu waktu lalu diikuti penamaan yang sesuai konteks akan membantu mengorganisir sub direktori atau file apapun yang berada di dalamnya agar lebih mudah ditemukan.

Pencegahan melalui metode di atas sebenarnya hanya tentang mengorganisir SKP, namun dapat mencegah hampir seluruh dampak negatif pengorganisiran yang buruk atas sejumlah file dan direktori yang bersumber dari faktor eksternal maupun internal individu.

Terlepas dari hal-hal fundamental sebagaimana dimaksud di atas, hal-hal berikut dapat mencegah permasalahan seputar manajemen file dan direktori pegawai.

• [SDM] seleksi yang memadai saat penerimaan CASN. setidaknya SDM yang masuk ke ASN merupakan SDM yang bisa mengetik sepuluh jari, mampu mengoperasikan sistem komputer dengan baik, terbiasa menggunakan smartphone dan mengelola aplikasi smartphone sendiri yang ada kaitannya dengan data-data untuk kerja, terbiasa belajar secara otodidak melalui artikel bebas di internet maupun platform video tanpa adanya bimbingan teknis;
• [SDM] teladan budaya digital yang baik oleh jajaran manajerial untuk ditunjukkan, ditiru, diajarkan kepada non manajerial dalam konteks mengelola file dan direktori untuk kerja;
• [teknologi] SDM internal pemerintah dimodali komputer dinas yang layak pakai atau dapat difungsikan untuk bekerja;
• [teknologi] masing-masing SDM internal pemerintah dimodali flashdisk untuk bagi pakai data dari komputer lain, bilamana cloud storage merupakan opsi teknologi yang terlalu tinggi / sulit untuk digeneralisir.

 

Penanggulangan

Bagaimana jika penanganan file dan direktori sudah terlanjur buruk? Maka reaksi untuk penanggulangan cukup dipengaruhi atas aksi yang menjadi sebab. Namun secara umum, resolusi atas permasalahan akan memiliki satu tahapan yang sama, yakni: evaluasi.

Jika hasil evaluasi menunjukkan bahwa pangkal masalahnya adalah teknologi, maka teknologi perlu dioptimalisasi atau disesuaikan kuantitasnya dengan kebutuhan.

Jika hasil evaluasi menunjukkan bahwa pangkal masalahnya adalah kompetensi SDM, maka program pengembangan SDM merupakan opsi. Untuk hal ini, dalam praktiknya di dunia nyata, mencegah jauh lebih efektif daripada menanggulangi.

Jika hasil evaluasi menunjukkan bahwa pangkal masalahnya adalah proses, maka regulasi / S.O.P perlu dilakukan penelaahan oleh penelaah teknis kebijakan dan jajaran pihak yang berkompetensi untuk itu.

Pertanyaan kunci atas penanggulangan adalah apakah ada evaluasi tahunan, triwulan atau harian berkenaan pengelolaan file dan direktori terkait pekerjaan? Jika tidak ada, apakah ada evaluasi tak terjadwal berkenaan pengelolaan file dan direktori terkait pekerjaan? Jika semuanya tidak ada, maka probabilitas penanggulangan permasalahan untuk dilakukan akan semakin kecil.

 

---

Kesimpulan

People. Pengelolaan file dan direktori dalam konteks kerja merupakan hal tak kasat mata yang sangat berpengaruh terhadap beban dan tekanan dalam pekerjaan. Kekeliruan-kekeliruan kecil yang berkenaan dengan hal tersebut dari sisi TUSI manajerial dampak berantainya dapat memanjang, melebar dan membesar sesampainya pada proses penilaian SKP triwulan / tahunan individu dan organisasi, maupun pada hal-hal terkait kehadiran dan laporan harian kinerja pegawai.

Process. Dampak mitigasi risiko dari sisi SDM atas pengelolaan file dan direktori, akan benar-benar berjangka panjang, oleh karenanya proses seleksi untuk masuk ke kursi non manajerial dan manajerial pemerintahan sebaiknya memadai. Dalam hal ini hardskil yang berpengaruh yakni dalam konteks mengetik 10 jari, pengoperasian dasar komputer, program paket office, aplikasi internet (peramban web). Bagi jajaran manajerial, selain hardskill yang telah disebutkan, hardskill tambahan yang diperlukan berkenaan dengan proses yakni aplikasi internet (e-kinerja), manajemen kepegawaian semisal: matriks pembagian peran dan hasil, pendistribusian RHK SKP berdasarkan SOTK, RENJA, PK, Anjab ABK, demand, dsb; bimbingan dan dialog berkenaan SKP individu; evaluasi kinerja dan capaian tahunan, triwulan, dsb.

Technology. Skillset SDM serta kebijakan dan prosedur yang memadai, tanpa adanya perangkat kerja yang layak pakai, siklus kerja pegawai hanya akan seperti permainan ular dalam kotak. Hanya akan berputar-putar di tempat sampai akhirnya panjang beban yang dimakan menjadi hambatan yang akan ditabrak pegawai itu sendiri dan segala prosesnya menjadi terhenti jika tidak mencari dan menggunakan sumber daya yang lain. Stakeholder yang terkait dengan pengadaan adalah entitas yang paling bertanggungjawab untuk mengumpulkan informasi berkenaan apa-apa hal operasional yang diperlukan per individu dalam menjalankan tugas dinasnya masing-masing. Hal ini disebabkan karena kredensial untuk SIPD tidak untuk setiap individu pegawai, melainkan stakeholder pengadaan saja hingga pada saat tulisan ini dirilis. Penyelesaian yang paling ringkas siklusnya untuk permasalahan ini yakni SIPD terintegrasi dengan komponen pembiayaan per individu pada SKP individu pegawai dengan penyempurnaan proses menggunakan e-wallet dinas dan dapat melakukan belanja langsung dengan limit deposit belanja tertentu per triwulan dari pemerintah untuk kemudian dilaporkan melalui bukti dukung SKP. Sehingga individu dapat mengadakan apa-apa yang dirasa perlu untuk operasional kedinasannya masing-masing.