Pentingnya Trimester Akhir Tahun untuk Kesuksesan Program Kepegawaian dalam Cakupan Penyelenggaraan Teknologi Informasi
31
Permintaan data yang belum tersedia tanpa perencanaan, ketiadaan pendistribusian inklusif atas penanganan data/statistik, dokumen informasi publik, serta bukti dukung pemerintahan digital pada SKP Individu secara berjenjang merupakan gejala kurangnya persiapan pihak penanggung jawab terhadap rencana kerja tahunan.
Hal-hal tersebut memungkinkan untuk terjadi di pemerintahan. Jika terjadi, kondisi seperti ini dapat membawa dampak negatif kepada jajaran JA/JF (bawahan langsung) sepanjang tahun berjalan semisal:
- kondisi idle (istilah yang populer digunakan untuk kondisi ini yakni 'Gabut'/'Gaji Buta')
- data yang dihasilkan menjadi tidak optimal (dikerjakan dengan tergesa-gesa/deadline yang ketat)
- penyelenggaraan tata kelola yang tidak terstrandarisasi/minim akuntabilitas (tidak ada surat tugas/SK, surat masuk-keluar)
- mengakibatkan transparansi yang bermasalah
- pelaksanaan suatu sistem yang tidak memiliki kejelasan penanggungjawab penyelenggaraan dan teknis SDLC yang terdistribusi dan tersinergi lintas OPD/Unor
- pelaksanaan kegiatan dengan integritas yang bermasalah dengan Unor dan Seksi/Pokjanya
- penyelenggaraan pemerintahan yang terkesan asal-asalan
- dsb
Oleh karenanya, trimester akhir tahun di tahun berjalan merupakan momentum yang cukup krusial untuk suksesnya penyelenggaraan pemerintahan digital di tahun +1.
Adapun instrument yang berpengaruh dalam masa-masa ini yakni sebagai berikut
1. Pemerintahan Konkuren dan Stakeholder Lintas Jenjangnya
Berikut pertanyan-pertanyaan kunci yang perlu dijawab berkenaan instrumen ini:
- Apa program Pemerintah Pusat yang perlu kontribusi Pemerintah Daerah di tahun +1?
- Apakah telah tersedia regulasi dan prosedur Pemerintah Pusat yang menjadi landasan kegiatan?
- Berkenaan dengan regulasi dan prosedur tersebut, apakah ada regulasi dan prosedur yang diperlukan untuk dibuat di daerah? (cantumkan template regulasi dan prosedur)
- Apa daftar data dan statistik/dokumen informasi publik yang diproduksi oleh pemerintah daerah yang diperlukan untuk mendukung program tersebut?
- Apa nama jabatan atau kompetensi yang dapat dibebankan responsible untuk urusan supervisinya?
- Apa nama jabatan atau kompetensi yang dapat dibebankan responsible untuk urusan teknisnya?
- Uraikan linimasa/roadmap capaian-capaian-nya berdasarkan bulan atau trimester! (bulan atau trimester 1: daftar capaian output/outcome; bulan atau trimester 2: daftar capaian output/outcome; dst)
2. Kesekretariatan pada Masing-masing OPD
Kesekretariatan merupakan instrumen strategis dalam untuk kemaslahatan jajaran pengelola SKP Individu dalam menjalani kegiatan dinasnya sepanjang tahun kendatipun hal yang dihasilkan yakni SKP Organisasi (RKT/PK). Sebab Kesekretariatan merupakan penghubung antara kebijakan Pemerintah Pusat, Provinsi dan Daerah. Di sinilah fungsi entitas 'composer'/'orkestrasi' terpusat kedinasan itu berada.
Pertanyaan-pertanyaan kunci yang perlu dijawab atas hal ini yakni sekurang-kurangnya:
- Apa program pemerintah yang dapat dijalankan dengan kondisi konstitusi normatif yang ada (prosedur, standar pelayanan minimal, pejabat struktural dan teknis)?
- Apa program pemerintah yang baru hanya dapat dijalankan jika ada anggaran? (ini lebih relevan jika diisi kebutuhan-kebutuhan operasional, infrastruktur statis, hal-hal lain yang sifatnya bukan prosedural rutin, hal-hal lain yang di luar dari sasaran RHK Individu)
- Apa dokumen kebijakan dan prosedur minimum untuk menjadi protap, dan apakah ada prosedur lain yang diperlukan selain dari prosedur-prosedur normatif (sesuai protap)?
- Secara struktur, maka konsep kebijakan/prosedur itu seharusnya berangkat dari Unor mana sebelum masuk dan dirilis melalui Subbag. Umum?
- Apakah ada pengelola teknis teknologi informasi pada bidang tersebut? (perihal pembebanan BPMN dalam bentuk SOP)
- Jika tidak ada, apakah ada penelaah teknis kebijakan/penata layanan operasional yang dapat diberdayakan untuk pembuatan BPMN?
Hal yang cukup penting untuk diketahui dalam cakupan ini adalah SOP berbasis Tusi Unor itu tidak sama dengan SOP SIPD. Inilah mengapa penting BPMN dalam wujud SOP itu ditangani orang teknis teknologi informasi, agar BPMN yang ada tidak mengulangi proses bisnis SIPD, tapi lebih kepada transformasi digital tata kerja fungsi Unor.
3. Kepala Unor
Kepala Unor adalah ujung tombak dari semua fungsi orkestrasi yang dilakukan dari instansi pemerintah pusat hingga ke daerah dan kesekretariatan. Sebab pendistribusian RHK itu ada pada SKP Organisasi Kepala Unor. Dari sana beban-beban organisasi diturunkan melalui matriks pembagian peran dan hasil. Ketika ada suatu SKP Individu yang tidak ada matriks pembagian peran dan hasil, inilah indikasi bahwa tidak ada penurunan beban-beban organisasi ke SKP Individu. Artinya ada disfungsi struktural yang mengakibatkan keterputusan program pemerintah dengan individu. Inilah kondisi yang bisa jadi lumrah ditemukan di tahun 2025 ke bawah. Hal ini bisa disebabkan banyak hal, sekurang-kurangnya:
- Kepala Unor tidak mendapatkan uraian output yang gamblang di akhir tahun berjalan untuk didistribusikan kepada bawahan langsung
- Kepala Unor tidak memiliki modal (lembar kerja permasalahan yang objektif/daftar potensi inovasi strategis diperlukan) sebagai bahan penugasan kepada bawahan langsung di tahun +1
- Kepala Unor tidak mengetahui apa jabatan bawahan langsung, menyebabkan tidak mengetahui apa Anjab ABK bawahan langsung
- Kepala Unor tidak mengetahui apa Anjab ABK bawahan langsung, menyebabkan tidak mengetahui apa yang seharusnya didistribusikan
- Kepala Unor pasif/vakum atas proses-proses/hal-hal yang seharusnya dikerjakan pada otoritas Kepala Unor
- Kepala Unor tidak mengerti cara mengelola SKP Organisasi
- Kepala Unor tidak mengerti cara membuat matriks pembagian peran dan hasil
- Kepala Unor tidak mengerti strategi pendistribusian beban tugas kepada bawahan langsung dengan adil
- Kepala Unor tidak memegang daftar data eksisting dan daftar data lain yang diperlukan
- Kepala Unor tidak memegang daftar informasi publik eksisting dan daftar informasi publik lain yang diperlukan
- Kepala Unor tidak memegang daftar judul dokumen bukti pendukung indikator
- Kepala Unor tidak memegang roadmap agar dapat dipetakan progres per bulan/trimester
- Kepala Unor tidak mengerti/bermasalah dalam integritas workflow pendistribusian tugas kepada kepala seksi/ketua pokja sebelum sampai ke jajaran bawahan langsung yang menjadi anggota seksi/pokja
- Kepala Unor tidak pernah mengadakan rapat evaluasi rutin progres renaksi/roadmap kinerja dan renaksi/roadmap anggaran
- Kepala Unor dalam kondisi memiliki keterbatasan dalam hal kompetensi supervisi/teknis, diperparah dengan kondisi anggaran pemerintah yang terbatas sehingga tidak bisa mengalihkan fungsi supervisi bawahan langsung kepada Bimtek/Seminar
- Kepala Unor tidak ada daftar inventaris katalog pengetahuan terkait Unor (Artikel/Dokumen Panduan Teknis/yang semisal)
- Bawahan langsung sudah diberikan dokumen/video tutorial pengetahuan, sudah diajarkan lebih dari tiga kali, sudah diberikan kredensial dan hak-hak lain untuk menjalankan tugas jabatan, namun tak kunjung bisa mengemban amanah, sehingga tidak benar-benar ada beban organisasi yang bisa diturunkan
- dsb
Pertanyaan kunci poin ini yakni sekurang-kurangnya sebagai berikut:
- Apa yang dapat dilakukan pemerintah untuk memitigasi risiko-risiko berkenaan Kepala Unor di atas? (seleksi yang benar-benar ketat untuk masuk jabatan struktural. Kemampuan dasar diperlukan: manajemen SKP/kepegawaian, supervisi teknis cakupan urusan Unor. Kompetensi dengan nilai tambah berpengaruh: Manajemen Proyek Perangkat Lunak, System Analyst)
- Bagaimana menjamin bahwa bawahan langsung, sebelum masuk dunia ASN sudah dapat mengoperasikan komputer (tingkat dasar) dan aplikasi internet (tingkat dasar)
4. Kepala Seksi/Ketua Pokja (instrumen pendukung)
Secara praktikal, pada suatu Unor, tugas memiliki sejumlah fungsi yang mengacu kepada kebutuhan eksistensi Seksi/pembentukan Pokja tertentu. Hal ini menjadi diperlukan sejumlah Unor mengingat luasnya cakupan urusan, tidak ada satu fungsi yang dapat benar-benar digeneralisir untuk semua sub urusan, semuanya perlu dipetakan dengan gamblang agar tidak ada tumpang tindih konstitusional dan agar ada variabel-variabel yang dapat saling disinergikan.
Hal ini akan mengacu kepada spesialisasi urusan. Sehingga urusan-urusan ini perlu untuk dipimpin oleh 'pakar' pada sub bidang urusannya.
Pertanyaan-pertanyaan kunci berkenaan Kepala Seksi/Ketua Pokja sekurang-kurangnya tidak terbatas kepada:
- apakah Kepala Seksi/Ketua Pokja dapat membuat konsep lembar validasi (hipotesis analisis kebutuhan) output atas sub bidang urusan tersebut dengan adil? (dikoordinasikan dengan atasan langsung, mengumpulkan informasi dari anggota berkenaan apa yang ingin dibuat/dimasukkan ke lembar validasi)
- apakah Kepala Seksi/Ketua Pokja dapat mendistribusikan isi lembar validasi kepada anggota dengan adil sebelum SKP disetujui atasan langsung di awal tahun?
- apa daftar skill-set/kemampuan teknis yang diperlukan dalam konteks sub bidang urusan itu?
- apakah Kepala Seksi/Ketua Pokja dapat menghidupi fungsi supervisi anggota sehingga dapat menekan kebutuhan belanja Bimtek/Seminar?
- bagaimana kemampuan dokumentasi dan publikasi Kepala Seksi/Ketua Pokja agar pendistribusian pengetahuan menjadi lebih efektif dan efisien melalui katalog pengetahuan?
- apakah atasan langsung memiliki otoritas approval atau hanya sekadar mengetahui lembar validasi?
- jika ada hambatan rilis lembar validasi di awal tahun, di mana 'bola panasnya' mengendap, apakah pada PIC RKT, atasan langsung, ketua pokja atau anggota?
SKP yang disetujui dalam keadaan melangkahi ketersediaan lembar validasi, berarti RHK SKP butir itu sebenarnya kosong kuantitasnya, sebab tidak ada perencanaan yang telah diputuskan. Inilah yang dapat menyebabkan 'kegabutan' atau ketidakjelasan nasib pegawai sepanjang tahun. Mitigasinya bisa dalam bentuk atasan langsung yang pro aktif meminta/mengingatkan lembar konsep validasi kepada Ketua Pokja agar dapat segera ditandatangani dan rilis.