Penyelenggaraan Pelayanan Desa Digital yang Efektif dan Efisien
33
Istilah desa akan menggiring pikiran orang-orang yang mendengar atau membacanya kepada latar dan set di mana ada suatu tempat di pinggiran kota atau 3T (Terdepan, Terluar, Tertinggal), dipenuhi warna hijau, dengan akses dan kuantitas infrastruktur statis atau infrastruktur TI yang tidak sebanyak kota. Di sisi lain, kondisi desa sebenarnya lebih memerlukan benefit atas digitalisasi. Dengan digitalisasi yang optimal, maka diharapkan ada efektifitas dan efisiensi yang dapat dicapai.
Setiap capaian kesuksesan penyelenggaraan pemerintahan digital tertentu biasanya ada kompetensi, pola dan ciri dari stakeholder penyelenggaranya. Stakeholder tersebut ada pada cakupan tugasnya, sehingga meminimalkan risiko konflik kepentingan dengan entitas lain. Stakeholder tersebut tau siapa penerima layanannya, apakah publik atau entitas yang menerima produk pelayanan administratif sehingga komponen dan standar pelayanan atau SOP (Standard Operating Procedure) dapat dirumuskan dengan jelas berdasarkan cakupan tugas dan siapa target penerima manfaat atas layanan. Stakeholder tersebut juga tau teknologi apa yang tepat untuk digunakan guna membantu menunjang digitalisasi proses dari yang semula mensyaratkan akomodasi dan fisik dari penerima manfaat, menjadi dapat diakses kapanpun dan dari manapun penerima manfaat layanan berada.
Di tahun 2025, layanan desa di wilayah Kutai Timur, memiliki cakupan layanan sekurang-kurangnya namun tidak terbatas kepada:
- Balik Nama/Pelimpahan Segel Tanah
- Surat Keterangan Kehilangan Surat Tanah
- Surat Keterangan Pindah Wilayah
- Surat Keterangan HBC ke SHM
- Surat Pernyataan Asal Usul Tanah
- Surat Pernyataan Tidak Sengketa
- Surat Keterangan Harga Tanah
Berdasarkan karakteristik cakupan layanan sebagaimana dimaksud di atas, maka didapati target penerima manfaat atas layanan yakni publik/masyarakat.
Ada tiga poin sederhana yang mana bila pertanyaan-pertanyaan krusialnya terjawab dengan baik, maka akan membantu tiap-tiap desa dalam mengapai pelayanan digital yang memadai.
1. People
Siapa penanggung jawab pelaksanaan pelayanan publik pada suatu desa? Ini berkenaan dengan jabatan struktural atau manajerial pada suatu Desa, dapat dengan mudah ditemukan pada bagan struktur organisasi. Kemudian Siapa aktor teknis IT yang ditunjuk pada suatu desa. Ini dapat dipantau melalui katalog kebijakan pada SI APTIKA KUTIM. Dapat berbentuk surat tugas, surat keputusan, atau dokumen tata naskah yang intinya menunjuk seorang atau lebih untuk melakukan pengelolaan (tata kelola) IT desa itu. Dua entitas ini, adalah entitas kunci digitalisasi di desa.
2. Process
Apakah tersedia SOP/standar layanan sebagaimana dimaksud di atas (layanan desa)? Apa kebijakan atau hal yang mendasari SOP tersebut? Ini seharusnya dapat dimonitoring dengan mudah melalui katalog SI APTIKA KUTIM.
3. Technology
Apa kapabilitas Pemdes digital? apakah tier 1 (informasi), tier 2 (interaksi), tier 3 (transaksi), tier 4 (kolaborasi), tier 5 (optimum)? Jika tidak ada, maka cukup masuk ke tier 1 saja terlebih dahulu. Namun sebelum masuk tier 1, sebaiknya pertanyaan untuk poin 1 di atas (People) telah terjawab tuntas beserta akuntabilitasnya. Sehingga bilamana ada auditor bertanya, tinggal jawab akuntabilitas telah terinventarisasi pada SI APTIKA KUTIM. Teknologi untuk tier 1 sebenarnya sesederhanya desa menampilkan pada sistem informasi atau blognya masing-masing, hal-hal yang membantu masyarakat dalam berurusan dalam proses pelayanan desa, semisal syarat untuk layanan A, B, C, dsb.
Bicara tentang fakta tier 1, Aptika rutin melakukan pemeriksaan rutin bulanan terkait seluruh domain aplikasi di Kutim. Fakta menunjukkan, penyelenggaraan pelayanan digital melalui blog biasa (*.wordpress, *.blogspot, sites.google.com) jauh lebih konsisten dari sisi ketersediaan daripada domain-domain selainnya. Di sisi lain, ketersediaan itu adalah satu dari 3 pilar utama keamanan (Confidentiality, Integrity, Availability). Itu artinya, untuk tier 1, desa manapun tidak memerlukan arsitektur probis yang rumit dari pemerintah pusat sampai ke daerah. Cukup kembali ke poin 1 (People), jelaskan siapa penanggungjawab pelaksanaan penyelenggaraan layanan, siapa aktor teknis digitalisasi, maka mulai saja mengelola blog. Tampilkan sekurang-kurangnya satu buah menu layanan yang jika diklik, maka akan masuk ke satu halaman yang berisi daftar berjenjang yang merupakan daftar layanan (semisal 1 s.d. 7 di atas sebelum poin 1). Pada masing-masing baris, jika diklik, tampil daftar persyaratan. Lampirkan di bawahnya QR-Code yang jika di-scan, akan masuk ke layanan chat whatsapp bisnis instansi yang terverifikasi.
Jika masyarakat dari pelosok berhasil berurusan melalui itu, tanpa ada proses menggunakan akomodasi dan fisik ke kantor, maka layanan itu sudah 100% berhasil. Mengapa? Karena berdasarkan output Probis layanan desa yang teridentifikasi, penerima manfaatnya adalah publik. Dari sisi publik, digitalisasi itu baru dikatakan bermanfaat jika mampu menyediakan mekanisme legal yang lebih mudah dan sederhana dari proses konvensional, adapun tata kelola yang rumit yang mengakomodir tier kapabilitas 2 hingga 5, merupakan beban IPPD yang memiliki cakupan urusan penyelenggaraan pelayanan digital dari pemerintah pusat hingga ke daerah.