Blog

Tips Penyelenggaraan Aplikasi Daerah

Di era transformasi digital, pemerintah daerah dituntut untuk tidak hanya menyediakan layanan publik yang transparan dan efisien, tetapi juga adaptif terhadap perkembangan teknologi. Salah satu langkah strategis yang kini menjadi fokus banyak daerah adalah pengembangan aplikasi layanan digital yang memudahkan masyarakat dalam mengakses informasi dan pelayanan secara daring. Namun, membangun aplikasi daerah yang benar-benar bermanfaat bukan sekadar urusan teknis. Diperlukan pula pemahaman tentang kebutuhan lokal, tata kelola yang cerdas, desain yang inklusif, serta keberlanjutan dalam jangka panjang. Artikel ini menyajikan beragam tips praktis dan strategi jitu untuk menyukseskan penyelenggaraan aplikasi daerah, mulai dari tahap perencanaan hingga pemeliharaan pasca peluncuran.

 

Menyelenggarakan aplikasi daerah yang sukses bukan sekadar tentang teknologi, tetapi juga tentang memahami kebutuhan lokal, tata kelola yang baik, dan kolaborasi lintas instansi. Berikut beberapa tips yang dapat membantu menyukseskan penyelenggaraan aplikasi daerah:

 

Inventaris Tugas Instansi

• Inventaris SOTK.
• Cari bagian uraian tugas Bidang/Bagian/Sub Bagian masing-masing.
• Sebagian fungsi atas tugas suatu instansi bisa jadi tidak relevan dengan cakupan tugas, sehingga perlu dilakukan penelaahan. Namun cakupan tugas pada umumnya tidak ada yang tertukar

 

Rancang dan Uji Penerapan Standar Pelayanan

• Berdasarkan fungsi-fungsi yang berada dalam cakupan tugas Bidang/Bagian/Sub Bagian, maka perlu dibuat standar pelayanan.
• Standar pelayanan biasanya mengakomodir fungsi-fungsi bidang yang sifatnya repetitif, memiliki pola alur birokrasi yang sama yang bisa dituangkan ke dalam BPMN atau SOP.
• Setiap fungsi normalnya memiliki minimal satu mekanisme yang dapat menjadi penyusun standar pelayanan minimal. Hal-hal di luar standar pelayanan minimal namun mencakup pada tugas dan fungsi dapat berbentuk SOP.
• Terkadang rancangan standar pelayanan yang telah dibuat perlu diuji penerapannya secara internal melalui mekanisme simulasi. Bilamana tidak ada perubahan yang perlu dilakukan maka perlu diuji penerapannya secara sungguhan.
• Terkadang rilis atau pengesahan suatu standar layanan lebih baik dilakukan jika standar layanan atau SOP telah melalui masa uji penerapan tertentu, semisal 120 hari, 6 bulan, 1 tahun, 3 tahun, dsb. Hal ini akan membantu mengurangi risiko kebutuhan mendesak atas pengubahan-pengubahan pasca rilis standar pelayanan atau SOP.
• Poin krusial berkenaan standar pelayanan dan SOP adalah ketersediaan konsepnya untuk diuji atau dijalankan, adapun pengesahan merupakan formalitas yang menyempurnakan proses rilis, mengikuti kebutuhan apakah masuk syarat mutlak birokrasi atau ada toleransi tertentu.
• Ketiadaan standar pelayanan akan memperbesar risiko birokrasi semisal ketidakjelasan standar layanan, mekanisme, pertanggungjawaban, syarat atau input, output, komponen service delivery, manufacturing, pemborosan. Serta risiko penyimpangan.

 

Buat Rencana Hasil Kerja (RHK) yang Berorientasi Tusi/Standar Pelayanan

• Dari sisi Sasaran Kinerja tingkat organisasi (Bidang/Bagian/Sub Bagian), perlu untuk membuat RHK yang berorientasi atau berintegritas terhadap cakupan penugasan.
• Benefit atas integritas itu sekurang-kurangnya, kepastian kepada bawahan untuk mendapatkan RHK atasan langsung yang diintervensi yang (netral) bebas dari kepentingan atau praktik monopoli kinerja anggaran. Benefit lainnya yakni memungkinkan rencana anggaran masuk ke cakupan tugasnya, tidak salah kamar. Imbasnya ke publik yakni publik tidak dibingungkan sebab apa yang menjadi proyeksi atau dikerjakan suatu Bidang/Bagian/Sub Bagian memiliki integritas dengan tugas dan standar layanannya.

 

Memahami Bahwa Aplikasi Informatika Hanya Mekanisme Penunjang

• Kunci sukses sistem pemerintahan berbasis elektronik itu adalah baiknya tata kelola sistem pemerintahan itu sendiri pada cakupannya masing-masing.
• Poin krusial atas tata kelola pemerintahan itu ada pada baiknya SOTK, standar pelayanan, SOP teknis dan administratif.
• Dari sisi SDM, hal yang berpengaruh yakni kompetensi manajerial (manajemen SDM dan pendistribusian beban kerja) yang baik serta hardskill (kompetensi teknis) dan softskill (kompetensi interpersonal atau non teknis) dalam prosesnya pendampingan bawahan menjalankan tugas. Baiknya regulasi dan kepemimpinan berpengaruh terhadap baiknya kondisi internal pemerintahan dan penyelenggaraan pelayanan pemerintahan.
• Bilamana tata kelola dan SDM pemerintah sudah baik, stabil dan berjalan pada rentang waktu yang cukup, maka fungsi penyelenggaraan aplikasi informatika itu hanya penyempurna pelayanan pemerintahan agar lebih efisien yang mana penyelenggaraannya hanya tinggal transformasi digital atas BPMN/SOP pada standar layanan saja. Bahkan semuanya dapat berjalan tanpa adanya aplikasi informatika/teknologi tinggi/cloud services bilamana telah ada aplikasi tradisioinal semisal form fisik/digital yang dapat digunakan untuk menjalankan birokrasi. 

 

Perencanaan dan Riset Awal

• Selain SKP dan RHK organisasi yang berorientasi terhadap fungsi cakupan tugas, perencanaan dapat mengacu kepada kebutuhan-kebutuhan lokal pemerintah maupun kebutuhan lokal masyarakat.
• Kebutuhan pemerintah dapat semisal dokumen informasi publik atas daftar data, daftar rekomendasi statistik, permintaan data lintas organisasi, dsb.
• Kebutuhan lokal masyarakat. Kebutuhan lokal masyarakat dapat diamati dari mekanisme transaksional dan sosial masyarakat. Mekanisme transaksional semisal adanya event jual beli yang ada kiosnya namun tidak ada katalog digital yang dapat di akses masyarakat dari rumahnya masing-masing. Ada katalog digitalnya tapi tidak ada mekanisme beli online-nya. Ada mekanisme beli online-nya tapi tidak ada mekanisme antarnya. Dari sisi transaksional, terkadang publik tidak memerlukan bantuan langsung tunai atau pemerintah yang mampu membuat platform jual beli, melainkan pemerintah yang memiliki inisiatif terhadap keperluan transaksional dan pendistribusian jual beli, mampu bekerja sama dengan unicorn layanan jual beli dan ekspedisi, mengkoneksikannya dengan praktik/event jual beli serta mengkoneksikan dengan publik yang mencari peluang jasa ekspedisi online (ojol), yang pada intinya pengkondisian sarana pra sarana yang berpotensi meningkatkan omset/pendapatan/poin of sales walaupun penjual atau pembeli ada di tempat yang tidak prospektif untuk keperluan jual beli.
• Contoh kebutuhan lokal dari sisi sosial yakni sarana dan pra sarana sosial dan kebugaran yang inklusif untuk masyarakat umum dan usia pendidikan dari pusat kota hingga daerah 3T, baik sarana jogging track dan taman pada fasilitas umum, sarana pra sarana bermain dan bersosial di lingkungan KB/TK, playground di kantor, lapangan atau sarana kebugaran di sekolah, taman IT di lingkungan perguruan tinggi, digital lounge, dsb.
• Setelah mendapatkan apa poin yang diperlukan, maka perlu ditelusuri apakah ada celah untuk aplikasi dapat menunjang efektifitas dan efisiensi prosesnya. Jika ada, apakah ada aplikasi siap pakai yang dapat digunakan. Jika ada aplikasi yang telah berjalan dan telah melalui sejumlah mekanisme penyempurnaan, maka perlu dipertimbangkan untuk budgeting implementasi penerapan. Apakah cukup hanya dengan menjalin relasi dan kemitraan serta pengkondisian daerah yang terbuka terhadap unicorn, atau ada biaya sewa layanan jika ingin diadopsi di daerah. Pembuatan aplikasi khusus dari nol tidak dianjurkan jika tidak ada SDM internal pemerintah yang tetap pada organisasi yang memiliki Probis yang dapat dikonsentrasikan untuk tata kelola teknis penyelenggaraan aplikasi dengan Probis tersebut tanpa terdistorsi atau terganggu dengan uraian tugas lainnya.
• Tentukan indikator keberhasilan. Misalnya integritas Probis aplikasi dengan fungsi pada cakupan penugasan organisasi dan standar layanan, penyelesaian masalah pada cakupan tugas, pemenuhan demand dan implementasi potensi positif pada cakupan tugas, efisiensi layanan. Adapun jumlah pengguna aktif, tingkat kepuasan pengguna tidak dapat serta-merta menjadi tolak ukur penilaian di daerah, terkecuali SDM di daerah dapat dipastikan merupakan SDM yang memiliki kompetensi manajerial dan digital yang sangat baik.

 

Desain yang Ramah Pengguna

• UX design yang baik. UX yang baik hanya sampai kepada kemudahan dan kenyamanan yang optimal untuk pengguna melakukan akses, bukan menjamin SDM pasti dapat menggunakan aplikasi.
• Multiplatform. Dapat diakses secara mobile maupun desktop.
• Pemanfaatan bahasa Nasional.

 

Keamanan dan Privasi

• Pemanfaatan enkripsi dan otentikasi.
• Literasi seperti UU Perlindungan Data Pribadi (PDP) dan kebijakan keamanan nasional.

 

Sosialisasi dan Pelibatan Publik

• Tentukan target pengguna. Jika target pengguna hanya publik maka kampanye edukasi digital dapat melalui media sosial, komunitas lokal, dan sosialisasi tatap muka. Jika target pengguna adalah aktor pemerintah maka sosialisasi dapat dengan surat edaran dan lampiran yang diperlukan dan atau petunjuk teknis. Terkadang layanan administrasi pemerintahan tidak perlu sosialisasi sama sekali karena keperluanya hanya bagi pihak-pihak yang sewaktu-waktu memerlukan. 
• Bangun saluran umpan balik agar warga bisa melapor masalah atau memberi saran. Terkadang pengaduan oleh orang awam memiliki mekanisme mencari instansi dan mencari kepalanya (Dinas/Sekretaris/Bidang/Bagian/Sub Bagian). Sehingga ketersediaan jajaran struktural atau wakilnya bisa jadi lebih penting daripada aplikasi apapun pada jenjang pemerintahan manamun.

 

Pemeliharaan dan Peningkatan Berkala

• Security check, pantau performa, bug, dan kebutuhan pembaruan.
• Update berkala berdasarkan bahan evaluasi (laporan realisasi standar pelayanan berdasarkan tugas organisasi) dan masukan pengguna.

 

Kolaborasi dan Dukungan

• Jika diperlukan, koordinasikan dan kolaborasikan dengan instansi pusat, swasta, dan komunitas teknologi lokal.
• Jika diperlukan, libatkan pengembang pada startup lokal untuk membangun kapasitas dan keberlanjutan teknologi di daerah.

 

---

Demikian tips penyelenggaraan aplikasi daerah. Semoga aplikasi daerah yang diselenggarakan menjadi layanan publik dan atau layanan administrasi yang tepat tugas dan fungsi, tepat kebutuhan, dan memiliki aktor pengelola teknis aplikasi pada instansi asal yang memiliki Probisnya masing-masing untuk penyelenggaraan layanan pemerintahan yang transparan, inklusif dan adil serta berkesinambungan.